Ja, wir kennen und nutzen sie alle – von Dropbox über Google Drive bis iCloud und Co. Eines haben all diese Dienste gemeinsam: Wir wissen nicht genau, wo unsere Daten landen und was mit ihnen passiert. Spätestens seit den letzten Datenskandalen zweifeln wir an der Integrität aller Dienste, die Zugriff auf unsere Daten haben.
Es gibt allerdings Möglichkeiten, bei denen wir die volle Kontrolle über unsere Dateien behalten und diese trotzdem mit anderen teilen können. Die eigene Cloud sozusagen und dazu noch in einer Administrationsoberfläche, die wir gewohnt sind. Ein Anbieter, der eine solche – noch dazu open-source – Software zur Verfügung stellt ist Nextcloud.
Compliance by Design
Besonders als kleines Unternehmen ist die Datensicherheit keine einfache Sache. Die großen Cloud-Anbieter lassen sich Pakete, bei denen Auftragsdatenverarbeitungsverträge und Datensicherheit im Vordergrund stehen, teuer bezahlen. So teuer, dass man als Einzelkämpfer die Stirn runzelt. Da bleibt nur eins: Selbst eine Cloud aufsetzen.
Viele Webhosting-Provider bieten die Nextcloud als Quick-Installation bereits an. Da man mit dem Hosting- oder Server-Provider bereits einen ADV-Vertrag abgeschlossen hat, ist es also kein Problem, auch weitere Dateien auf den Server zu laden, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Arbeitet man viel mit Kundendaten, so kann man anhand der GDPR Checklisten, die von Nextcloud bereitgestellt werden, die wichtigen Schritte durchgehen, um datenschutzkonform zu bleiben.
Mittels Zugriffs-Logs und Sicherheitseinstellungen lässt sich die eigene Nextcloud gegen unbefugten Zugriff schützen. Zusätzlich wird die Sicherheit über SSL/TLS Verschlüsselung erreicht.
Daten synchronisieren und teilen
Mittels Desktop- und Smartphone-Apps lassen sich die hochgeladenen Dateien auch zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren und mit anderen teilen. Genau so wie man es von Dropbox & Co. kennt, können einzelne Ordner oder Dateien auch per Link freigegeben werden. Das gute ist, dass sich auch ein Ablaufdatum für den Link einstellen lässt, so dass die Freigabe nach diesem Datum nicht mehr gegeben ist.
Auch lässt sich bei der Freigabe ein Passwortschutz aktivieren, um unbefugten Zugriff zu vermeiden. Bei Ordnern lässt sich außerdem festlegen, wie der andere zugreifen darf. Zum Beispiel lässt sich Schreibschutz festlegen, nur Hochladen erlauben oder Hochladen und Bearbeiten. Die Nextcloud lässt sich also auch gut dafür verwenden, Dateien in einem Projektteam zur Verfügung zu stellen.
Alles an einem Ort
Besonders hilfreich sind die Ergänzungen zur klassischen Datei-Ablage. Neben Kontakt-Adressbuch, Kalender und Fotoalben bietet Nextcloud zahlreiche Applikationen, die die eigene Nextcloud erweitern. So gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, Notizen einfach anzulegen, Gruppen-basierte Ordner anzulegen, Aufgabenverteilung oder ähnlich wie Trello angelegte ToDos anzulegen mit Deck, ebenso wie die Einbindung eines Email-Kontos per IMAP oder sogar ein Doodle ähnliches Umfrage-Tool. Außerdem gibt es eine Chat, Video & Talk Anwendung names Talk, die ebenfalls an die eigene Nextcloud angedockt werden kann.
Dem digitalen Büro sind also keine Grenzen gesetzt und auch einer Kollaboration in einem losen Team steht nichts mehr im Weg. Wem die Installation auf dem eigenen Server zu heikel ist, der findet auch zahlreiche Anbieter, die Nextcloud als Service anbieten. Ich jedenfalls finde meine eigene Cloud nicht nur praktisch, sondern weiß auch ganz genau, wo meine Dateien hinwandern, nämlich auf meinen eigenen Server.
